Cuando una junta directiva o un propietario sospecha que las cuentas de su edificio no cuadran, la pregunta inmediata es cómo pedir una auditoría. En Panamá, la Ley de Propiedad Horizontal (Ley 284 de 14 de febrero de 2022) no deja esa revisión a la buena voluntad del administrador: define qué documentos debe entregar periódicamente, quién puede ordenar una auditoría, quién la contrata y qué herramienta tienen los propietarios cuando la vía interna no responde. Esta guía explica cada mecanismo con las citas literales de la ley.
Lo que el administrador ya debe entregar, sin que nadie se lo pida
Antes de hablar de auditorías, conviene saber lo que la ley ya obliga al administrador a producir. El artículo 93 de la Ley 284 le impone, entre otras, estas obligaciones:
Numeral 15. «Elaborar el proyecto de presupuesto y el informe de ingresos y egresos, durante el año fiscal, que será considerado y presentado por la Junta Directiva en la sesión ordinaria anual de la Asamblea de Propietarios para su aprobación o rechazo.»
Numeral 16. «Llevar el detalle de todos los ingresos y egresos referentes al desempeño de sus funciones y presentar los balances mensuales, incluyendo el desglose entre la recaudación de la cuota de gastos comunes y lo correspondiente al Fondo para Imprevistos.»
Además, el informe anual no es un documento genérico: el artículo 94 exige que contenga, como mínimo, el desglose de los ingresos y egresos anuales de cada cuenta, la lista de morosidad, el desglose de cuentas por pagar, el saldo en bancos al finalizar el periodo y la proyección para el año siguiente.
Y hay un punto clave para la Asamblea anual. El artículo 62 dispone que a la convocatoria de la Asamblea ordinaria anual obligatoria debe adjuntarse «el proyecto de presupuesto y el informe de ingresos y egresos elaborado por el administrador, refrendado por un contador público autorizado», el informe de gestión de la Junta Directiva y «el estado financiero auditado del periodo anterior, si así fuera previamente requerido por la Asamblea de Propietarios». Es decir, el informe anual ya debe llegar refrendado por un contador público autorizado, y la Asamblea puede además exigir que los estados financieros lleguen auditados, pero debe requerirlo previamente. El mismo artículo exceptúa el aporte de estos documentos «cuando la convocatoria a reunión de Asamblea de Propietarios sea realizada por no menos del 20 % de la totalidad de los propietarios que se encuentren al día en los pagos de las cuotas de gastos comunes».
El detalle completo de estas obligaciones está en nuestra guía de funciones del administrador de propiedad horizontal.
La auditoría que puede ordenar la Junta Directiva
La ley le da a la Junta Directiva la facultad expresa de mandatar una auditoría. El artículo 80, numeral 9, dispone:
«Cuando sea necesario, contratar los servicios de un contador público autorizado, quien deberá auditar los libros que lleve el administrador y rendir un informe anual en la Asamblea Ordinaria de Propietarios. En caso de que la contratación de los servicios sea por tarifa fija, deberá estar incluida en el presupuesto anual de la propiedad horizontal.»
Tres lecturas prácticas de este numeral. Primero: quien contrata al contador público autorizado es la Junta Directiva, no el administrador ni un propietario individual. Segundo: la ley dice «cuando sea necesario», así que se trata de una facultad que la Junta ejerce a su criterio, no de una auditoría obligatoria en todos los casos. Tercero: si el servicio se pacta por tarifa fija, debe estar previsto en el presupuesto anual que aprueba la Asamblea, de modo que el costo se cubre con los fondos de la propiedad horizontal.
Para conocer a fondo estas funciones, consulte nuestra guía sobre la responsabilidad de la Junta Directiva en un PH en Panamá.
El tesorero y su informe auditado anual
La revisión no depende solo del administrador y la Junta Directiva. El artículo 89, numeral 3, asigna al tesorero esta función:
«Velar por el buen manejo de los dineros y patrimonio de la propiedad horizontal y llevar un libro de ingresos y egresos, así como presentar, anualmente, un informe auditado.»
El artículo 89, numeral 3, le asigna esa función al tesorero, dignatario de la Junta Directiva. Además, el artículo 49, numeral 14, dispone que el Reglamento de Copropiedad debe incluir «la obligación del tesorero de llevar un libro o registro de ingresos y egresos y presentar anualmente un informe auditado, cuando existan más de veinte unidades inmobiliarias». Es una capa adicional de control prevista por la ley.
La auditoría que puede pedir el 20 % de los propietarios ante el MIVIOT
Cuando la desconfianza persiste, la ley abre una vía estatal. El artículo 108, numeral 5, faculta al Ministerio de Vivienda y Ordenamiento Territorial (MIVIOT), a través de su Dirección de Propiedad Horizontal, a:
«Requerir a la Junta Directiva o al administrador, inscrito en el Registro Público, el informe auditado sobre su gestión, por solicitud del 20 % de la totalidad de los propietarios, siempre que los peticionarios demuestren que su unidad inmobiliaria se encuentra al día en el pago de las cuotas de gastos comunes de los proyectos incorporados al Régimen de Propiedad Horizontal.»
Dos precisiones sobre los requisitos: el porcentaje se calcula sobre la totalidad de los propietarios del inmueble, y quienes firman la solicitud deben demostrar que están al día en el pago de sus cuotas de gastos comunes.
Si su junta directiva quiere adelantar este control con acompañamiento profesional, conozca nuestra supervisión administrativa y contable de PH y cómo trabajamos la revisión de cuentas.
Pasos prácticos para pedir una auditoría
La ley no fija un trámite único ni plazos para gestionarla, así que lo que sigue es una ruta de trabajo que usa solo los mecanismos que la Ley 284 prevé:
- Pida primero los documentos que ya existen. Balances mensuales e informe anual de ingresos y egresos (art. 93, nums. 15 y 16), y copia de las actas de la Asamblea, que el administrador debe entregar a los propietarios que la soliciten «en un término no mayor de tres días calendario» (art. 93, num. 19).
- Lleve sus dudas a la Junta Directiva. La Junta debe atender, de forma colegiada y en reunión, las solicitudes y quejas de los propietarios que el administrador no haya resuelto (art. 80, num. 17).
- Proponga en la Asamblea que se requiera el estado financiero auditado. El informe de ingresos y egresos que acompaña la convocatoria anual ya debe ir elaborado por el administrador y refrendado por un contador público autorizado, y si la Asamblea lo requiere previamente, también debe adjuntarse el estado financiero auditado del periodo anterior (art. 62).
- Gestione que la Junta Directiva contrate al contador público autorizado para auditar los libros del administrador y rendir informe anual en la Asamblea (art. 80, num. 9).
- Si la vía interna no responde, reúna al 20 % de la totalidad de los propietarios, con los peticionarios al día en sus cuotas, y solicite ante la Dirección de Propiedad Horizontal del MIVIOT que requiera el informe auditado de la gestión (art. 108, num. 5).
Preguntas frecuentes
¿Quién puede pedir una auditoría de las cuentas de un PH?
La Ley 284 contempla tres caminos: la Junta Directiva puede contratar a un contador público autorizado para auditar los libros del administrador (art. 80, num. 9); la Asamblea de Propietarios puede requerir previamente que el estado financiero auditado se adjunte a su reunión anual (art. 62); y el 20 % de la totalidad de los propietarios, con los peticionarios al día, puede pedir ante el MIVIOT que se requiera un informe auditado de la gestión (art. 108, num. 5). Un propietario individual puede solicitar documentos como las actas, pero la ley no le atribuye la facultad de ordenar una auditoría por sí solo.
¿Quién contrata y quién paga la auditoría?
La contrata la Junta Directiva, que debe elegir a un contador público autorizado (art. 80, num. 9). Si el servicio se pacta por tarifa fija, la ley exige que esté incluido en el presupuesto anual de la propiedad horizontal, de modo que se paga con los fondos comunes que aprueba la Asamblea.
¿La auditoría de las cuentas es obligatoria en un PH?
No en todos los casos. La contratación del contador auditor por la Junta Directiva es una facultad «cuando sea necesario» (art. 80, num. 9), y el estado financiero auditado se adjunta a la Asamblea anual «si así fuera previamente requerido por la Asamblea de Propietarios» (art. 62). Por su parte, el art. 89, num. 3, asigna al tesorero la función de presentar anualmente un informe auditado, y el art. 49, num. 14, dispone que el Reglamento de Copropiedad la recoja cuando la propiedad horizontal tiene más de veinte unidades inmobiliarias.
¿Qué hacer si el administrador no entrega la información?
Primero, la queja ante la Junta Directiva, que debe atenderla de forma colegiada (art. 80, num. 17). Si el problema persiste, la Dirección de Propiedad Horizontal del MIVIOT conoce y resuelve las quejas relacionadas con las decisiones de la Asamblea, la Junta Directiva y el administrador, con decisión vinculante, y puede sancionar los incumplimientos de la ley (art. 108, nums. 9 y 12). Cuando esté publicado, enlazaremos aquí nuestra guía sobre quién supervisa al administrador de un PH en Panamá.
Conclusión
Pedir una auditoría de las cuentas de un PH en Panamá no depende de la voluntad del administrador: la Junta Directiva puede contratar al contador público autorizado que audite sus libros, la Asamblea puede exigir estados financieros auditados, el tesorero tiene asignada la función de presentar un informe auditado anual, que el Reglamento de Copropiedad debe recoger cuando hay más de veinte unidades (arts. 89, num. 3, y 49, num. 14), y el 20 % de la totalidad de los propietarios puede acudir al MIVIOT. La Ley 284 pone estas herramientas en manos de los propietarios; usarlas empieza por conocerlas.
Aviso legal: este artículo es contenido informativo y no constituye asesoría legal. Para decisiones sobre su propiedad horizontal, consulte a un abogado.
Si su junta directiva o su asamblea quiere profesionalizar el control de las cuentas de su edificio, conozca nuestra empresa de administración de PH en Panamá y cómo trabajamos la rendición de cuentas.
