Cuando una junta directiva o un propietario siente que su administrador no rinde cuentas, la primera pregunta es siempre la misma: ¿quién lo supervisa? En Panamá la respuesta no es una sola entidad, sino tres niveles definidos por la Ley de Propiedad Horizontal (Ley 284 de 14 de febrero de 2022): la Junta Directiva, que supervisa el trabajo diario; la Asamblea de Propietarios, que aprueba las cuentas y puede ordenar cambios; y el Ministerio de Vivienda y Ordenamiento Territorial (MIVIOT), que conoce y resuelve las quejas relacionadas con las decisiones de la Asamblea, la Junta Directiva y el propio administrador. Vale aclarar que la palabra «fiscalizar» no aparece en la ley para ninguno de los tres: la ley habla de supervisión, de aprobación de cuentas y de conocer y resolver quejas, y eso es exactamente lo que explicamos a continuación, con las citas literales de cada artículo.
La Junta Directiva: la supervisión directa del día a día
La propia definición legal del cargo establece quién supervisa al administrador. El artículo 6 de la Ley 284 dispone:
Numeral 3. «Administrador de la propiedad horizontal. Persona natural o jurídica que, bajo la supervisión y coordinación de la Junta Directiva, administra los bienes comunes incorporados al Régimen de Propiedad Horizontal.»
Y la administración misma se define como un trabajo conjunto (art. 6, numeral 2): «planificar, gestionar, coordinar, controlar y dirigir los diversos recursos con los que cuenta una propiedad horizontal». Es decir, el administrador no opera por cuenta propia: trabaja bajo la supervisión y coordinación de la Junta Directiva.
Esa supervisión no es solo declarativa. El artículo 80 de la Ley 284 le asigna a la Junta Directiva funciones concretas de control sobre el administrador, entre ellas:
Numeral 2. «Considerar el proyecto de presupuesto y el informe de ingresos y egresos elaborados por el administrador y los estados financieros elaborados por un contador público autorizado de haber sido requeridos para ser presentados en la sesión ordinaria anual de la Asamblea de Propietarios y recomendar su aprobación o rechazo.»
Numeral 6. «Revisar los balances mensuales sobre ingresos y egresos que le presente el administrador y enviar un resumen, como mínimo semestralmente, de estos informes a todos los propietarios, con copia del estado de cuenta del banco y de la conciliación bancaria del último mes presentado. Cada Asamblea de Propietarios podrá determinar un periodo de entrega de informes menor al señalado.»
Numeral 13. «Aprobar o rechazar los contratos o acuerdos que pretenda celebrar el administrador en relación con el funcionamiento y operación de la propiedad horizontal.»
Y cuando el problema es el propio administrador, la ley le da a la Junta Directiva un canal expreso (art. 80, numeral 17):
«Atender, de forma colegiada y en reunión de Junta Directiva, las solicitudes, quejas y sugerencias de los propietarios que no hayan sido resueltas por el administrador o por causa de este.»
En resumen: la Junta Directiva revisa los números del administrador cada mes, aprueba o rechaza sus contratos y debe atender las quejas de los propietarios que el administrador no haya resuelto. Para conocer a fondo estas funciones, consulte nuestra guía sobre la responsabilidad de la Junta Directiva en un PH en Panamá.
La Asamblea de Propietarios: aprueba las cuentas y puede ordenar el cambio
La Asamblea es, según el art. 6, numeral 4, el «Organismo máximo de gobierno dentro del Régimen de Propiedad Horizontal». Sobre el administrador ejerce dos controles decisivos.
El primero es la designación. El artículo 91 de la Ley 284 dispone:
«El administrador será nombrado por la Junta Directiva mediante el voto favorable de la mayoría simple de los directores. Esta contratación deberá ser inscrita en el Registro Público. De considerarlo necesario y/o urgente, la Asamblea de Propietarios en reunión ordinaria o extraordinaria ordenará a la Junta Directiva cambios en esta designación por el voto favorable de no menos del 51 % de la totalidad de las unidades inmobiliarias que se encuentren al día en el pago de las cuotas de gastos comunes.»
Es decir: la Junta Directiva nombra, pero la Asamblea, reunida de forma ordinaria o extraordinaria, puede ordenarle cambios en esa designación con el voto de por lo menos el 51 % de las unidades al día en sus cuotas.
El segundo control es la rendición de cuentas. El artículo 93 obliga al administrador a rendir informes periódicos que terminan en manos de la Asamblea:
Numeral 15. «Elaborar el proyecto de presupuesto y el informe de ingresos y egresos, durante el año fiscal, que será considerado y presentado por la Junta Directiva en la sesión ordinaria anual de la Asamblea de Propietarios para su aprobación o rechazo.»
Numeral 16. «Llevar el detalle de todos los ingresos y egresos referentes al desempeño de sus funciones y presentar los balances mensuales, incluyendo el desglose entre la recaudación de la cuota de gastos comunes y lo correspondiente al Fondo para Imprevistos.»
Si la Asamblea no está conforme con la gestión, puede, en reunión ordinaria o extraordinaria y con el voto de no menos del 51 % de las unidades al día, ordenar a la Junta Directiva cambios en la designación del administrador (art. 91). El detalle completo de estas obligaciones está en nuestra guía de funciones del administrador de propiedad horizontal.
El MIVIOT: conciliación, quejas con decisión vinculante y sanciones
En el plano estatal, la Ley 284 da competencia a la Dirección de Propiedad Horizontal del MIVIOT. El artículo 108 dispone que el Ministerio, «a través de la Dirección de Propiedad Horizontal, conocerá de todos los trámites relativos al Régimen de Propiedad Horizontal», y entre sus funciones están:
Numeral 4. «Servir de instancia de orientación y conciliación ante los conflictos que se pudieran presentar entre propietarios, o la Junta Directiva o el administrador de unidades inmobiliarias incorporadas al Régimen de Propiedad Horizontal.»
Numeral 5. «Requerir a la Junta Directiva o al administrador, inscrito en el Registro Público, el informe auditado sobre su gestión, por solicitud del 20 % de la totalidad de los propietarios, siempre que los peticionarios demuestren que su unidad inmobiliaria se encuentra al día en el pago de las cuotas de gastos comunes de los proyectos incorporados al Régimen de Propiedad Horizontal.»
Numeral 9. «Conocer y resolver las quejas en relación con las decisiones de la Asamblea de Propietarios, la Junta Directiva y el administrador, a fin de que se cumpla con esta Ley, su reglamentación y el Reglamento de Copropiedad, y su decisión será vinculante.»
Numeral 12. «Sancionar, cuando así lo estime procedente, a quienes incumplan las disposiciones de esta Ley o de los reglamentos respectivos. Las sanciones que se establezcan tendrán un mínimo de quinientos balboas (B/.500.00) y un máximo de cinco mil balboas (B/.5,000.00). El Órgano Ejecutivo reglamentará esta materia.»
Tres precisiones importantes para no esperar de la ley lo que no dice. Primero: las quejas que conoce el MIVIOT son «en relación con las decisiones» de la Asamblea, la Junta Directiva y el administrador, y su decisión es vinculante. Segundo: el 20 % de la totalidad de los propietarios, siempre que los peticionarios demuestren que su unidad inmobiliaria está al día en el pago de las cuotas de gastos comunes, puede exigir a través del MIVIOT un informe auditado de la gestión, una herramienta útil cuando se sospecha mal manejo de fondos. Tercero: la competencia del MIVIOT es «sin perjuicio de lo que señala el Código Judicial en materia de jurisdicción y competencia» (art. 108, párrafo final), de modo que ciertas controversias pueden corresponder a los juzgados.
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Preguntas frecuentes
¿Quién fiscaliza al administrador de un PH en Panamá?
La Ley 284 no usa la palabra «fiscalizar», pero reparte ese control en tres niveles: la Junta Directiva supervisa y coordina el trabajo del administrador (art. 6, numeral 3, y art. 80), la Asamblea de Propietarios aprueba o rechaza sus cuentas y puede ordenar su cambio (arts. 91 y 93), y la Dirección de Propiedad Horizontal del MIVIOT conoce y resuelve las quejas relacionadas con las decisiones de la Asamblea, la Junta Directiva y el administrador, con decisión vinculante, y puede sancionar (art. 108, numerales 9 y 12).
¿Quién nombra al administrador del PH?
La Junta Directiva, por el voto favorable de la mayoría simple de los directores, y la contratación debe inscribirse en el Registro Público (art. 91). En propiedades horizontales con menos de veinte unidades inmobiliarias se puede prescindir del administrador y la labor la ejerce un dignatario por decisión de la Junta Directiva.
¿A dónde se presenta una queja contra el administrador?
Los propietarios cuentan con dos vías. La interna: la Junta Directiva debe atender, de forma colegiada y en reunión, las quejas de los propietarios no resueltas por el administrador o causadas por él (art. 80, numeral 17). La estatal: la Dirección de Propiedad Horizontal del MIVIOT conoce y resuelve las quejas relacionadas con las decisiones de la Asamblea, la Junta Directiva y el administrador, con decisión vinculante (art. 108, numeral 9). Además, el 20 % de la totalidad de los propietarios, siempre que los peticionarios demuestren estar al día en el pago de sus cuotas, puede requerir a través del MIVIOT un informe auditado de la gestión (art. 108, numeral 5).
¿Se puede cambiar al administrador antes de que termine su contrato?
La Ley 284 no condiciona el cambio al vencimiento del contrato: la Asamblea de Propietarios, en reunión ordinaria o extraordinaria, puede ordenar a la Junta Directiva cambios en la designación «de considerarlo necesario y/o urgente», con el voto favorable de no menos del 51 % de las unidades al día en el pago de las cuotas (art. 91). Los efectos económicos de terminar el contrato antes de tiempo dependen de lo pactado en ese contrato y en el Reglamento de Copropiedad, un punto sobre el que la ley no fija una regla expresa. El paso a paso está en nuestra guía sobre cómo cambiar de administrador de PH en Panamá.
Conclusión
El administrador de un PH en Panamá trabaja bajo tres controles que se complementan: la Junta Directiva lo supervisa a diario y revisa sus números, la Asamblea aprueba sus cuentas y puede ordenar su cambio, y el MIVIOT conoce las quejas relacionadas con las decisiones de esos órganos y del administrador, con decisión vinculante. Saber a qué instancia acudir, y con qué votos, permite a los propietarios usar las herramientas que la Ley 284 pone en sus manos.
Aviso legal: este artículo es contenido informativo y no constituye asesoría legal. Para decisiones sobre su propiedad horizontal, consulte a un abogado.
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