Cuando una propiedad horizontal (PH) decide cambiar de administrador, surgen las mismas preguntas: quién toma la decisión, qué votos hacen falta, qué hay que inscribir y qué debe entregar el administrador saliente. Esta guía resume lo que establece la Ley 284 de 14 de febrero de 2022 (Gaceta Oficial 29476-C) sobre cada punto, con referencia a sus artículos.
Para una visión general de la norma, consulte nuestra guía de la Ley de Propiedad Horizontal en Panamá.
¿Quién nombra y cambia al administrador?
El artículo 91 de la Ley 284 dispone:
«El administrador será nombrado por la Junta Directiva mediante el voto favorable de la mayoría simple de los directores. Esta contratación deberá ser inscrita en el Registro Público.»
Es decir, la designación corresponde a la Junta Directiva. El mismo artículo prevé que la Asamblea de Propietarios también puede intervenir:
«De considerarlo necesario y/o urgente, la Asamblea de Propietarios en reunión extraordinaria ordenará a la Junta Directiva cambios en esta designación por el voto favorable de no menos del 51 % de la totalidad de las unidades inmobiliarias que se encuentren al día en el pago de las cuotas de gastos comunes.»
Además, el artículo 49, numeral 9, indica que el Reglamento de Copropiedad de cada PH debe contener «El mecanismo de designación del administrador, facultades, obligaciones y periodo de duración». Por eso conviene revisarlo, junto con el contrato vigente, antes de iniciar cualquier cambio. Más información en nuestra guía del Reglamento de copropiedad en Panamá.
Pasos habituales en un cambio de administrador
La Ley 284 no establece un procedimiento único de cambio paso a paso. Cada PH tiene su propio reglamento y su propio contrato, así que el orden puede variar. Como práctica de gestión (no como obligación legal), el proceso suele incluir:
- Revisar el contrato y el reglamento. Plazo, preaviso y causas de terminación son materia del contrato; el mecanismo de designación debe constar en el reglamento (artículo 49, numeral 9).
- Decisión del órgano competente. Votación de la Junta Directiva por mayoría simple de los directores o, en su caso, orden de la Asamblea de Propietarios en reunión extraordinaria (artículo 91). Para la convocatoria y el quórum de la Asamblea, vea Asambleas de propiedad horizontal en Panamá.
- Selección del nuevo administrador. El artículo 92 dispone que quien ocupe el cargo «deberá tener perfil gerencial, con conocimientos en recursos humanos y régimen laboral, solución de conflictos, contabilidad y del manejo de la legislación de la propiedad horizontal y todas las relacionadas con este».
- Inscripción en el Registro Público. La contratación del administrador debe inscribirse (artículo 91). Cuando el acta de la Asamblea de Propietarios recoja la elección del administrador, el artículo 72 indica que debe presentarse para su inscripción, íntegra o por extracto, e incluir la cédula de identidad personal si es persona natural, o sus datos de inscripción en el Registro Público si es persona jurídica.
- Entrega de documentos y acta de entrega. El administrador saliente entrega la documentación a la Junta Directiva (artículo 93, numeral 23; ver el detalle abajo).
- Continuidad operativa. Comunicar el cambio a propietarios y proveedores es una buena práctica. En materia de fondos, el artículo 93, numeral 22, establece que los fondos de las cuotas de gastos comunes y del Fondo para Imprevistos se depositan «en el banco o bancos que determine la Junta Directiva, bajo el nombre de Asamblea de Propietarios de la Propiedad Horizontal seguido del nombre del inmueble o a nombre del que aparezca la propiedad inscrita en el Registro Público». Coordine con la Junta Directiva los accesos a esas cuentas.
¿Qué debe entregar el administrador saliente?
El artículo 93, numeral 23, establece entre las obligaciones del administrador:
«Entregar a la Junta Directiva, una vez terminada la relación contractual, todos los documentos propios de la administración y aquellos que hayan sido puestos bajo su custodia por esta, los que podrán incluir libros de actas de Junta Directiva y acta de Asamblea de Propietarios, estados de cuenta, correspondencia, documentación relativa a cuentas bancarias, llaves de la oficina de administración y del inmueble. Además, todos aquellos que estuvieran bajo su responsabilidad, de lo cual se levantará un acta de entrega firmada por el administrador y un representante de la Junta Directiva.»
A partir de ese texto, una lista de verificación para el acta de entrega puede incluir:
- Libros de actas de la Junta Directiva y actas de la Asamblea de Propietarios.
- Estados de cuenta y documentación de las cuentas bancarias.
- Correspondencia.
- Llaves de la oficina de administración y del inmueble.
- Cualquier otro documento que estuviera bajo responsabilidad del administrador.
- Firma del administrador saliente y de un representante de la Junta Directiva.
También le puede interesar: Documentos que debe entregar la Junta Directiva.
¿Puede un miembro de la Junta Directiva ser el administrador?
La ley lo limita. El artículo 92 indica que «El administrador no podrá formar parte de la Junta Directiva, con excepción de propiedades horizontales que cuenten con menos de veinte unidades inmobiliarias», y el artículo 73 señala que «Ningún miembro de la Junta Directiva podrá ocupar de forma directa o indirecta el cargo de administrador de la propiedad horizontal, excepto en aquellos bienes inmuebles que consten de veinte o menos unidades inmobiliarias».
Note que ambos artículos fijan el umbral con redacción distinta («menos de veinte» en el artículo 92 y «veinte o menos» en el artículo 73), de modo que un PH de exactamente veinte unidades queda en un punto que la ley no uniforma.
Por separado, el artículo 91 dispone: «En el evento de que una propiedad horizontal cuente con menos de veinte unidades inmobiliarias, se podrá prescindir del nombramiento de un administrador, labor que ejercerá uno de los dignatarios por acuerdo o decisión de la Junta Directiva.»
Preguntas frecuentes
¿Quién decide el cambio de administrador de un PH? Según el artículo 91 de la Ley 284, la Junta Directiva nombra al administrador por mayoría simple de los directores. La Asamblea de Propietarios, en reunión extraordinaria, puede ordenar a la Junta cambios en esa designación con el voto favorable de no menos del 51 % de la totalidad de las unidades inmobiliarias al día en el pago de las cuotas de gastos comunes.
¿Hay que inscribir al nuevo administrador en el Registro Público? Sí. El artículo 91 dispone que la contratación del administrador «deberá ser inscrita en el Registro Público», y el artículo 72 regula la presentación del acta de la Asamblea cuando en ella se elige a la Junta Directiva o al administrador.
¿Qué pasa con los documentos del PH cuando termina el contrato? El administrador debe entregarlos a la Junta Directiva y se levanta un acta de entrega firmada por el administrador y un representante de la Junta Directiva (artículo 93, numeral 23).
¿El administrador puede ser inhabilitado? El artículo 119 prevé que, si los miembros de la Junta Directiva o el administrador incumplen las obligaciones previstas en la Ley y su reglamentación, o incurren en un manejo irregular de las cuotas o fondos, «quedarán inhabilitados para el cargo de forma temporal o definitiva», conforme a las decisiones de la Dirección de Propiedad Horizontal o de las autoridades jurisdiccionales o arbitrales correspondientes.
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Este artículo es informativo y resume el texto de la Ley 284 de 2022. No constituye asesoría legal. Para su caso concreto, consulte con un abogado.
